Especialista em gestão de tempo fala sobre como manter foco, disciplina e organização na vida

Diante da rotina assoberbada de tarefas e da procrastinação somos, muitas das vezes, tomados pelo receio de não conseguir cumprir metas, estabelecer prazos e, consequentemente, não oferecer um produto de qualidade. O gerenciamento do tempo é a condição primeira para a tomada de decisões assertivas para entregar tarefas com excelência. É o que afirma o professor Carlos Júlio em seu livro “O que eu não posso deixar de fazer hoje?”. Com o mesmo tema, ele que é especialista em gestão de tempo, realizou uma palestra on-line no final de abril, explicando como isso pode ser aplicado neste período de isolamento social para quem está trabalhando de casa.

Carlos Júlio já foi definido como “um polvo” pela quantidade de atividades que exerce. Cofundador da Digital House Brasil, sócio do Locomotiva Instituto de Pesquisa e conselheiro profissional independente, ele também atua como coach profissional de vários presidentes de empresas, e ainda leciona no IBMEC, FGV e FIA-USP. É um especialista em multiplicar o próprio tempo.

Durante cerca de uma hora, o expert abordou temas sobre como estabelecer prioridade para assuntos familiares e para assuntos de trabalho, além de como se organizar, dando exemplos a partir de cronogramas, agenda e estabelecimento de rotina. Ele também falou a respeito da importância das pausas e da ameaça dos chamados “ladrões do tempo”.

“O que eu não posso deixar de fazer hoje?” surgiu após a realização de uma palestra sobre o gerenciamento do tempo que Carlos fez em duas empresas. De imediato, houve um interesse maior para que o método dele se materializasse em livro, conta o autor. “Organizei a palestra e, a partir dela, o livro. O título seria ‘Quanto tempo o tempo tem’, mas descobri que já existe um documentário bem legal na Netflix com o mesmo título, embora os conteúdos sejam totalmente diferentes. Depois, decidi colocar no título aquilo que acabei encontrando como o pilar básico do meu método-se eu posso chamar assim-, mas o pilar básico que me faz entregar no dia, na semana, no mês e no ano aquilo que eu me comprometo a fazer, seja aquilo que eu me comprometo com os outros, seja o que eu me comprometo comigo mesmo”, explica.

A partir de uma frase, Carlos Júlio fez um questionamento importante, que lhe deu as respostas que norteiam seu método sobre a gestão do tempo. “Uma vez eu me deparei com um professor chato, que parecia muito simplista em suas colocações. Ele dizia que para algo acontecer, você precisa fazer. Mas depois que eu comecei a profundar a análise sobre isso, vi que tinha muita coisa interessante em suas palavras. E é claro que isso é uma obviedade, que se eu não fizer, nada vai acontecer. Só que tem algo mais importante para fazer em cima dessa visão, que é pensar no que você precisa fazer antes de fazer para entregar o resultado que espera? A resposta para isso é muito simples: precisamos decidir o que fazer”, afirma.

As primeiras ações do cotidiano contam nessa tomada de decisões. “No teu dia a dia você decide o que vai fazer e sai fazendo, ou acorda, entra no automático e começa a fazer? Será que o hábito da rotina não acaba dominando sua agenda? Digamos que hoje você decidiu resolver esse problema, mas recebe um telefonema de um cliente, um fornecedor de um banco. Olha como isso altera a sua rotina. Esses são os ladrões do tempo”, considera.

E vai além: “O que atrapalha nosso dia a dia é a gente decidir e fazer outra coisa; é planejar e fazer outra coisa. Decidir é uma palavra mais objetiva do que planejar, porque o planejamento é decidir o que você vai fazer. Você tem a parte de diagnóstico, estabelecimento de metas, tudo isso faz parte do planejamento, mas no fundo planejar é decidir o que vai fazer na crise e até antes dela”, define.

Essas observações, ele pondera, servem inclusive para o momento atual. “Como você vai voltar depois da pandemia? E os seus negócios? Mesmo em detrimento da pandemia, como é que você vai realizar esse ano para a sua família, o lazer, sua carreira, sua saúde? O que você decidiu fazer que vai fazer?”, questiona.

PILARES

Pessoas que reúnem três competências em comum são aquelas que mais entregam o resultado com regularidade, diz Carlos Júlio. “Percebi que os campeões são aqueles que têm foco, disciplina e organização. Se você consegue associar essas três competências, você é verdadeiramente um campeão da entrega”, aponta.

Nesta tríade, o termo “foco” é a capacidade de dizer “não”, explica ele. “Quem diz ‘não’ para tudo não faz nada, mas quem diz ‘sim’ para tudo não tem foco. Foco é você saber o que tem de fazer naquele dia, naquela semana e naquele ano”, orienta o especialista.

Disciplina é o segundo termo que integra o tripé de um campeão. “Uma pessoa disciplinada é aquela que faz o que disse que ia fazer. Costumo dizer em sala de aula que, se você está sendo muito cobrado, podem ser duas coisas: ou você está prometendo o quer não consegue fazer- prometendo mais do que a sua capacidade tem -ou você é indisciplinado e não cumpre aquilo que você prometeu. Nos dois casos, você está com problemas na sua liderança”, pontua.

O último termo, mas tão importante quanto os demais, segundo Carlos Júlio, é organização. “É aí que muitos ganham o jogo. [O filósofo] Mário Sérgio Cortella diria que a etimologia da palavra já diz o que é organização, que é ação organizada. Tem muita gente que trabalha muito desorganizadamente e aí, o tempo não rende. Tem gente que diz de forma orgulhosa que trabalha mais de 14h por dia, mas não tem tempo para cuidar de si mesmo, da sua família, dos filhos, da esposa ou do esposo. Algumas hipóteses para esses problemas de liderança se especulam: ou o líder não delega, ou você está no time errado. Um detalhe: se você está no time errado, a culpa é sua”, ressalta.

SEJA PRODUTIVO:

l Pegue a sua listinha e coloque o que você não pode deixar de fazer hoje. Elenque essas atividades para que não paralisem seu dia: podem ser coisas sobre a oferta para um cliente, uma ligação, algo que prometi para um colega de trabalho, mas também pode ser algo de ordem pessoal, como agendar uma consulta ao cardiologista.

l Comece o dia pelas tarefas que não pode deixar de fazer hoje. A maioria das pessoas trabalha melhor pela manhã. Por estar descansada, com cérebro oxigenado, vai render mais.

l A Matriz de Eisenhower, que separa as tarefas urgentes das importantes,funciona como guia para ajudar a definir a sua lista. Quando você tiver tarefas urgentes, mas não importantes, se possível delegue.