Home Office: como manter em casa o ritmo do ambiente de trabalho?

Já adotado em algumas empresas a partir das facilidades proporcionadas pelo maior acesso à internet, o modelo de trabalho intitulado ‘home office’ tem sido apontado como uma importante estratégia de combate à disseminação do novo coronavírus, causador da Covid-19. Mais do que transferir as atividades profissionais para dentro de casa, porém, o modelo exige um pouco mais de organização para que seja possível manter a produtividade.

A psicóloga organizacional e master coach de carreira, Thayana Benmuyal Barroso aponta que, quando se busca manter a produtividade, uma das primeiras medidas a serem tomadas é fazer acordos com a família e com você mesmo. É preciso que todos compreendam que aquele momento é dedicado ao trabalho, independentemente de se estar dentro de casa. “Nesse acordo, deve-se deixar claro que naquele horário específico você está trabalhando e que não poderá estar disponível para as demandas de casa e evite as distrações”.

Agendar horários específicos pode ser uma boa maneira de se fazer isso. Thayana recomenda que sejam estabelecidos blocos de tempos de uma ou duas horas de trabalho e intervalos de cinco ou 15 minutos entre eles. Durante os blocos de trabalho, fazer listas para ajudar a guiar as atividades também pode contribuir com a organização e reduzir as chances de acabar esquecendo alguma demanda. “Lembre-se que o fato de estar em casa não significa que você tem todo tempo do mundo, então, seja objetivo em cada bloco e cumpra sua jornada de trabalho semelhante a que você tinha na empresa ou escritório, respeitando seus limites físicos e mental”, orienta.

TECNOLOGIA

Considerando que o modelo de trabalho em casa é proporcionado pelo uso da internet e tecnologias associadas, a própria gestão do uso dessas ferramentas pode ajudar na concentração. O ideal é deixar ativadas apenas as abas do navegador de internet que estejam relacionadas ao trabalho que se está desenvolvendo. Também vale desabilitar notificações de redes sociais para que se consiga envolver somente com o que estiver proposto a fazer naquele momento. Com relação ao espaço físico, ter uma cadeira confortável e de uma mesa para apoiar o computador é importante.

“Outra questão importante é que não é interessante trabalhar de pijama só porque está em casa, já que a mensagem passada ao cérebro é o contrário do que se objetiva. A pessoa pode usar uma roupa confortável, mas que de alguma forma remeta ao trabalho”, finaliza Thayana.

Números

25% dos trabalhadores já adotavam o ‘home office’ pelo menos uma vez por semana, segundo a Pesquisa dos Profissionais Brasileiros, realizada pela plataforma especializada em recrutamento de empregos, Catho.

Confira algumas dicas de ferramentas que podem auxiliar no trabalho Home Office

- Comunicação com a equipe

1. Slack

O app gratuito para Android e iOS oferece um ambiente no qual é possível se comunicar com equipes através de mensagens de texto, voz, enviando vídeos e documentos em um só ambiente. O conteúdo das conversas fica disponível somente entre os membros e é possível ver quem já visualizou sua publicação.

- Videoconferências

2. Skype

O serviço de chamada de voz e vídeo está disponível para celulares, tablets, TVs e consoles de jogos. A versão gratuita suporta até 20 usuários, enquanto a versão paga, o Skype for Business, permite conversar com até 250 pessoas em uma mesma chamada. O app permite a troca de mensagens de texto, realização de reuniões, compartilhamento de arquivos e telas com outros usuários. As conversas são gratuitas, mas há cobrança em ligações para telefones convencionais.

3. Hangouts Meet

O programa do Google está com recursos premium liberados para todos neste período de coronavírus — ou seja, não é preciso ser assinante de uma conta corporativa. A ferramenta permite agendar reuniões, mandar lembretes pelo calendário, fazer reuniões por vídeo e compartilhar arquivos. Ela está disponível para PC, além de celulares Android e iPhone (iOS).

4. Zoom Meetings

A ferramenta de videoconferência possibilita fazer reuniões por vídeo entre duas pessoas ou com 500 participantes, além de webinars com até 10 mil pessoas. Também é possível compartilhar arquivos, textos e apresentações pelo bate-papo. A versão básica é gratuita, e pode ser acessada em PCs com Windows, macOS e Linux, além de smartphones Android ou iPhone.

- Organização de tarefas em equipe

5. Trello

A ferramenta colaborativa organiza tarefas individuais ou em grupo. O programa apresenta quadros em que são colocadas as listas de tarefas separadas por cartões coloridos com prazos e objetivos definidos. O Trello oferece planos gratuitos e pagos, e está disponível para Android, iPhone e PC.

6. Clicksign

O Clicksign (clicksign.com) oferece gestão e assinatura de documentos com validade jurídica. O plano básico dá direito a cinco documentos por mês. Com a ferramenta, é possível assinar a distância documentos urgentes que não podem esperar o surto do coronavírus.

7. Bitrix24

A Bitrix24 (bitrix24.com.br) é uma plataforma de gerenciamento de projetos e colaboração que gera relatórios, faz controle de tempo em atividades e possui grupo de bate-papo. A empresa ampliou a versão gratuita para uso ilimitado de usuários devido ao coronavírus.

8. WeTransfer

O programa permite o compartilhamento de arquivos grandes pela internet. Na versão gratuita, é possível enviar até 2 GB de arquivos para até 20 e-mails. Para utilizar, é só fazer o download que o documento chega até o destinatário em forma de arquivo zipado.

- Controle de horas

9. Toggl

O Toggl é uma ferramenta de controle das horas trabalhadas disponível para PC, Android e iPhone (iOS) que mensura o tempo investido em cada projeto ou cliente. O programa faz essa contagem automaticamente por funcionário ou equipe, e gera relatórios detalhados, eliminando a necessidade do preenchimento de planilhas. Essa pode ser uma boa solução para fazer o controle de horas trabalhadas durante o home office.

Fonte: TechTudo (www.techtudo.com.br).

O que fazer para manter a produtividade no home office?

1. Estabeleça horários

Crie um cronograma diário com hora para iniciar o trabalho, pausa para o almoço e horário para finalizar as atividades do dia. Isso vai ajudar seu corpo a funcionar de forma como se estivesse na empresa.

2. Crie uma rotina

Manter a rotina no home office é fundamental. Ao levantar, tire o pijama e se arrume como se estivesse em seu local de trabalho. A prática ajuda a espantar a preguiça.

3. Local de trabalho

Outra dica é sair da cama e preparar seu ambiente de trabalho. Fique atento a sua postura para não afetar a coluna, e ao espaço que escolherá para desempenhar as atividades, porque o local pode interferir na sua produtividade.

4. Qualidade de vida

Em casa, é comum que o colaborador fique imerso nas atividades, sem pausa. Mas é importante reservar momentos ao longo do dia para tomar água, levantar da mesa e caminhar pela casa para manter a saúde e a qualidade de vida.

5. Não se distraia

Desligue a TV para manter a atenção e a utilize apenas em momentos de descanso, como o horário do almoço. Mesmo assim, tenha cuidado para não perder tempo demais em programações que podem tirar o seu foco.

6. Calendário de reuniões

Continue realizando as reuniões agendadas na semana. Neste momento, as conferências e aplicativos como Skype e Hangout são ferramentas bastante úteis.

7. Trabalho em equipe

Combine reuniões ou conversas sobre o andamento do trabalho entre os integrantes da equipe, seja com um colega que te auxilia ou com seu gestor. Isso permitirá que as atividades permaneçam alinhadas com as estratégias do período.

8. Faça uma lista de tarefas

Outra prática que pode ajudar neste momento é listar as tarefas do dia. Isso manterá sua determinação e foco em cumprir cada um dos itens.

9. Para quem mora junto dos pais, amigos ou filhos, é importante falar sobre este período. É comum que algumas pessoas não entendam como o home office funciona, por isso é fundamental que converse sobre isso com as pessoas de casa para que evitem pedir favores ou conversar em momentos indevidos.

Fonte: Connekt - plataforma de recrutamento digital.